Register Verwerking
In ‘Register Verwerking’ is vastgelegd hoe Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel (40341976, Kamer van Koophandel te Rotterdam) omgaat met de haar toevertrouwde (persoons)gegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.
Ook is de privacyverklaring van Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe d privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de vereniging van doen hebben.
De Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel hanteert de volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:
A) Spreadsheet ledenadministratie,
a. Persoonsgegevens:
– Aanheft
– Voorletters
– Tussenvoegsel
– Naam
– Voornaam (indien bekend bij vereniging)
– Adres
– Postcode
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– Mobiele telefoonnummer
– Geboortedatum
– Geslacht
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
Wij gebruiken gegevens (Naam, geboortedatum en diplomanummer) om het diploma aan te vragen en te verlengen bij het ‘Oranje Kruis’ (Postbus 16462, 2500BL Den Haag; verenigingsnummer 103312).
Het e-mailadres en telefoonnummer wordt gebruikt voor communicatie over te volgen opleiding, nascholingslessen, workshops en evenementen.
Het e-mailadres en telefoonnummers wordt gebruikt voor communicatie over een inzet posten bij evenementen, indien een lid van de vereniging zich hiervoor heeft aangemeld.
Het telefoonnummer wordt gedeeld met mede posters, om de activiteit uit te kunnen voeren.
Het bankrekeningnummer wordt gebruikt bij automatische incasso én bij uitbetalen van vrijwilligersvergoeding.
Via het e-mailadres wordt onze nieuwsbrief verstuurd.
b. Locatie:
De spreadsheet Ledenadministratie bewaard in de Cloud (Microsoft 365), en is opgeslagen binnen de Europese unie. Alle leden van het bestuur hebben toegang tot deze gegevens.
c. Beheer:
Nieuwe leden melden zich schriftelijk of digitaal aan onze ledenadministratie (ledenadministratie@ehbokrimpen.nl). De gevraagde gegevens worden verwerkt in Office365.
Afmeldingen worden eveneens verwerkt door onze ledenadministratie. Afmeldingen worden nog twee jaar in het systeem bewaard, daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.
d. Verwerking:
– Incasso-machtigingen. Leden die een incassomachtiging hebben afgegeven worden per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank.
– Nieuwbrieven. Deze worden verstuurd via LaPosta en e-boekhouden.nl. Hiervoor wordt naam en e-mailadres opgegeven. Onderaan iedere nieuwsbrief staat mogelijkheid tot uitschrijven nieuwsbrief weergegeven.
– Verjaardagskaarten. Deze worden verstuurd via LaPosta. Hiervoor wordt naam, e-mailadres en geboortedatum opgegeven.
– Evenementen. Oproep voor het posten bij evenementen wordt gedaan via LaPosta.nl Hiervoor worden naam en e-mailadres opgegeven.
– Evenementen. Oproepen voor het posten bij evenementen wordt in de tweede instantie gedaan via WhatsApp. Hiervoor worden naam en mobiele telefoonnummer ingevoerd.
B) E-boekhouden.nl
a. Persoonsgegevens:
– Aanheft
– Voorletters
– Tussenvoegsel
– Naam
– Voornaam (indien bekend bij vereniging)
– Adres
– Postcode
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– Mobiele telefoonnummer
– Geboortedatum
– Geslacht
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
Het e-mailadres en telefoonnummer wordt gebruikt voor communicatie over te volgen opleiding, nascholingslessen, workshops en evenementen.
Het e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie over beschikbare opleidingen, workshops en evenementen
Het bankrekeningnummer wordt gebruikt bij facturatie
Via het e-mailadres wordt onze nieuwsbrief verstuurd.
b. Locatie:
De gegevens zijn vastgelegd binnen het systeem van e-boekhouden.nl en is opgeslagen binnen de Europese unie.
c. Beheer:
Geïnteresseerden melden zich via het contactformulier of aanmeldformulier op de website www.ehbokrimpen.nl voor opvragen van informatie, of aanmelden voor deelname aan een opleiding, workshop of evenement.
Gegevens worden in het systeem bewaard, zolang dit vanuit regelgeving verplicht is. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.
d. Verwerking:
Incasso-machtigingen. Personen die een incassomachtiging hebben afgegeven worden per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank.
Nieuwbrieven, deze worden verstuurd via LaPosta en e-boekhouden.nl. Hiervoor wordt naam en e-mailadres opgegeven. Onderaan iedere nieuwsbrief staat mogelijkheid tot uitschrijven nieuwsbrief weergegeven.
Privacyverklaring
Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het lidmaatschap of deelname aan een opleiding, workshop of evenement. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren, zoals E-Boekhouden, LaPosta en Datumprikker.nl, en alleen die gegevens die voor betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te versturen die betrekking hebben op het volgen van (herhalings)lessen, opleidingen, workshops, evenementen en informatievoorziening.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Als lid kunt zich ten alle tijden afmelden als lid van de vereniging, zoals vermeld in de Statuten van de Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel: “Opzegging van het lidmaatschap door het lid dient schriftelijk of per e-mail te geschieden bij het secretariaat van de vereniging tegen het einde van het verenigingsjaar met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken.”
Toezichthouder
Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel heeft geen onafhankelijk toezichthouder. De taakbelasting over de privacy berust bij de voorzitter (voorzitter@ehbokrimpen.nl).
Bij een datalek, op welke wijze dan ook, is de Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel wettelijk verplicht dit te melden bij de autoriteitpersoonsgegevens.
Toestemmingsverklaring
Vereniging EHBO Krimpen aan den IJssel gebruikt uw gegevens (Naam, geboortedatum en diplomanummer) om uw diploma aan te vragen en te verlengen bij het ‘Oranje Kruis’ (Postbus 16462, 2500BL Den Haag; verenigingsnummer 103312).
Daarnaast verleen in toestemming om:
- ⃝ mijn mobiele telefoonnummer te delen met medeposters bij posten evenementen, waarvoor ik mijzelf opgeef.
- ⃝ mijn telefoonnummer te delen met medeposters bij posten evenementen, waarvoor ik mijzelf opgeef (indien geen beschikking/toestemming (over) mobiele telefoon).
- ⃝ foto’s van deelname aan activiteiten gelinkt aan de EHBO-vereniging ((herhalings)lessen, evenementen, posten) te plaatsen op de website/ op sociale media/ in de digitale nieuwsbrief (DOORSTREPEN WAT NIET VAN TOEPASSING IS)
Voor verdere informatie met betrekking tot (persoons)gegevensverwerking verwijzen wij u naar onze website (EHBOKrimpen.nl) voor het volledige AVG Protocol.